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Ausbildung

Büroleiter beim Malaria-Konsortium gesucht

Malaria Consortium Nigeria engagiert sich für die Bekämpfung der zahlreichen Malariafälle und Todesfälle im Land. In Zusammenarbeit mit dem Gesundheitsministerium und anderen Partnern leiten und unterstützen wir drei wichtige Malariakontrollinitiativen im Land: Unterstützung des Nationalen Malariakontrollprogramms (SuNMaP); NetWorks und MAPS.

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Unsere Schwerpunkte sind: Technische Unterstützung bei der Malariakontrolle Kapazitätsaufbau, Harmonisierung und Schulung von Gesundheitspersonal Gesundheitssysteme zur Stärkung der Kommunikation zur Verhaltensänderung und Aktivitäten zur Öffentlichkeitsarbeit Operative Forschung, Politik und Interessenvertretung.

1. Office Manager

Land und Projekthintergrund

Das Malaria-Konsortium arbeitet seit 2008 in Nigeria. In Zusammenarbeit mit dem Gesundheitsministerium und anderen Partnern (sowohl international als auch national) leiten und unterstützen wir wichtige Malariakontrollinitiativen im Land und bieten technische Unterstützung für die Malariakontrolle. Kapazitätsaufbau und Ausbildung von Gesundheitspersonal; Stärkung der Gesundheitssysteme; Verhaltensänderung Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit und operative Forschung, Politik und Interessenvertretung.

Wir nutzen Malaria als Einstiegspunkt, um unsere Stakeholder dabei zu unterstützen, die Belastung durch andere Infektionskrankheiten wie vernachlässigte Tropenkrankheiten und andere Probleme, die sich auf die Gesundheit von Kindern und Müttern auswirken, zu verringern. Wir arbeiten derzeit auf allen Ebenen des Landes, auf nationaler, staatlicher, lokaler und kommunaler Ebene mit operativen Büros auf nationaler und staatlicher Ebene.

Diese Position wird den Betrieb von Länderbüros im Einklang mit der globalen Politik des Malaria-Konsortiums und in Übereinstimmung mit den Gesetzen der Länder unterstützen. Arbeitszweck Der Büroleiter verwaltet alle Vorgänge (Anlagen-, Anlagen- und Flottenmanagement, Beschaffung, Reisen und Sicherheit) im Büro des Malaria Consortium Abuja und bietet staatlichen Ämtern Beschaffung, Vermögensverwaltung sowie Sicherheitsunterstützung.

Arbeitsumfang

  • Auftragstyp: Vollzeit
  • Qualifikation: BA / BSc / HND
  • Erfahrung: Keiner
  • Standort: Abuja

Der Büroleiter wird alle Operationen im Büro des Malaria-Konsortiums in Abuja verwalten und die staatlichen Ämter in Bezug auf Beschaffung, Vermögensverwaltung und Sicherheit unterstützen. Er / Sie wird als Sicherheitsschwerpunkt in Abuja fungieren. Er / Sie ist für die pünktliche Bereitstellung von Supportleistungen zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis für die Projekte verantwortlich und stellt sicher, dass alle Betriebsdokumente und Berichte rechtzeitig ausgefüllt und geteilt und archiviert werden, um eine effektive Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Wichtige Arbeitsbeziehungen

Der Office Manager ist Mitglied des Country Management Teams (CMT) und erstattet dem Country Director Bericht. Sie werden das Büro-Support-Personal im Büro in Abuja direkt beaufsichtigen. Indirekt wird er / sie mit nationalen und staatlichen Mitarbeitern zusammenarbeiten, die ihnen Beschaffung, Vermögensverwaltung sowie Sicherheit und Unterstützung bieten. Der Office Manager arbeitet mit dem Country Technical Coordinator, dem West Africa Programs Coordinator, dem Country Finance Manager und den Programmen / Projektmanagern zusammen, um die strategischen Ziele des Landes zu erreichen.

Hauptverantwortlichkeiten

1. Führung (15%)

Seien Sie Mitglied des Country Management Teams (CMT), einschließlich der Beiträge zur Entwicklung der Länderstrategie. Verwalten Sie die zugewiesenen Mitarbeiter. Sie bieten Aufsicht und Managementunterstützung und stellen gleichzeitig sicher, dass die Ziele der Mitarbeiter gemäß den Personalrichtlinien festgelegt und überwacht werden. Repräsentieren und fördern Sie das Malaria Consortium Nigeria Als Qualitätspartner und gegebenenfalls spezialisierte technische Agentur Unterstützung von CMT-Mitgliedern und Projektmanagern beim Übergang zwischen operativen Strukturen und Strategien (dh Eröffnung, Erweiterung, Verkleinerung und Schließung von Büros und Projekten). Arbeiten Sie mit der Zentrale, dem Länderbüro und den Projektmanagern zusammen Beheben relevanter ausstehender Prüfungsergebnisse und Supportbüros, um die allgemeine Einhaltung der Organisationsrichtlinien zu verbessern. Halten Sie regelmäßigen Kontakt mit den Außenstellen aufrecht, um sicherzustellen, dass Probleme und Bedenken erkannt und präventiv gelöst werden, und führen Sie regelmäßige Besuche vor Ort durch, um dies zu unterstützen. Dient als Teil der Überprüfung und Aktualisierung von das Risikoregister der CMT für das Land und su an die Projektmanager weiterleiten, um ihre jeweiligen Projektrisikoregister zu überprüfen

2. Facility Management (20%)

Stellen Sie sicher, dass die Büros in Abuja effizient betrieben werden, einschließlich der Sicherstellung, dass Büromaterial, Verbrauchsmaterialien und Dienstprogramme verfügbar sind und kosteneffizient verwaltet werden. Verwalten Sie den Sicherheitsdienstleister in Abuja, um sicherzustellen, dass die Verbindung jederzeit sicher ist. Verwalten Sie den Bürogenerator in Abuja (einschließlich Wartung) , Betanken und Überwachen), um eine kostengünstige Nutzung dieses Vermögenswerts sicherzustellen Verwalten Sie die Abuja-Flotte (Fahrer, vorbeugende Wartung und Ad-hoc-Reparaturen, Kraftstoff, Versicherungen, Zwischenfälle). Verwalten Sie alle Vermögenswerte des Malaria Consortium Nigeria und stellen Sie sicher, dass sie erfasst, überwacht, repariert und entsorgt werden Gemäß den Richtlinien des Malaria-Konsortiums sowie den monatlichen und jährlichen Überprüfungen und der vierteljährlichen Verwaltung des IT-Supports für das Malaria-Konsortium Nigeria durch externe Dienstleister wird sichergestellt, dass alle IT-Geräte kostengünstig und zeitnah gewartet werden

3. Reisen (15%)

Nationale und internationale (über den globalen Agenten) Flugbuchungen Hotelbuchungen in Abuja, Abhol- und Bringdienste am Flughafen sowie Taxiverleih

4. Beschaffung (30%)

Sicherstellen, dass alle Beschaffungen angemessen verwaltet werden und der Organisation das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Abschluss und Pflege der Beschaffungsstrategie des Landes sowie Einrichtung und Verwaltung aller Rahmenvereinbarungen und vorqualifizierten Lieferanten gemäß dem Standardbeschaffungsprozess des Malaria-Konsortiums, um ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für das Malaria-Konsortium zu gewährleisten Implementierung und Verwaltung des automatisierten Beschaffungssystems (NAV) der Malaria Consortiums. Sicherstellung, dass die korrekte und vollständige Dokumentation an die Finanzabteilung weitergeleitet wird. Verwalten der Beschaffung von Bürobedarf / Flottenbeschaffung in Abuja und Beschaffung von Büromaterial / Flottenbeschaffung in Abuja für Außenstellen Verwalten Sie die Beschaffung aller Projektdrucksachen und Schulungs- / Konferenzeinrichtungen in Abuja. Seien Sie der operative Schwerpunkt der Beschaffungsprüfungsausschüsse (PRC). Präsentation aller Beschaffungen vor dem Ausschuss und Protokollierung aller Sitzungen in der VR China. Bereitstellung genauer Quantifizierungen und Kosten in Bezug auf Facility Management, Büroeinrichtung und Flottenmanagement in neuen Vorschlagsbudgets. Einrichtung und Sicherstellung einer regelmäßigen Beschaffung von allen Standorten in Nigeria an alle relevanten Mitarbeiter pro Woche Basis

5. Sicherheitsschwerpunkt (SSFP) (20%)

Bleiben Sie mit den Sicherheitsinformationen in Abuja in Verbindung, einschließlich der Vertretung des Malaria-Konsortiums in NGO-Sicherheitsnetzwerken und der regelmäßigen Aktualisierung der CD und des CMT. Aufrechterhaltung des Sicherheitsplans für Abuja Führen Sie Sicherheitsmaßnahmen für alle neuen Mitarbeiter durch, die in Abuja beginnen, und stellen Sie sicher, dass die Das entsprechende Formular ist unterschrieben und korrekt abgelegt. Sicherheitsbesprechungen für alle Besucher von Abuja durchführen und sicherstellen, dass das entsprechende Formular unterschrieben und korrekt abgelegt wird. Sicherstellen, dass die Mitarbeiter von Abuja relevante Sicherheitsschulungen absolvieren. Sicherstellen, dass die Vorfallberichte für alle Vorfälle in Abuja und alle Unfälle ausgefüllt werden werden weiterverfolgt Als Feuerwehrmann in Abuja (Übungen durchführen und Ausrüstung warten) Sicherstellen, dass alle Bewegungen in Abuja und von Abuja zu den Außenstellen mit sicheren Fahrzeugen abgeschlossen werden, die mit geeigneten Kommunikationsgeräten und -protokollen fahren. Bieten Sie regelmäßige Schulungen für Feld-SSFPs auf dem MC an Politik.

Sie können auch überprüfen:

Person-Spezifikation

Qualifikationen und Erfahrung:

Wesentlich

Ausbildung auf Bachelor-Ebene in einschlägigen Disziplinen oder gleichwertiger Berufserfahrung Nachgewiesene Erfolge als Büroleiter in allen Disziplinen im regionalen oder nationalen Umfeld Erfahrung im Sicherheitsmanagement in verschiedenen Betriebsumgebungen, einschließlich solcher, die dem nordöstlichen Teil Nigerias ähnlich sind Richtlinien und Verfahren der Geber (USAID, DFID, UNITAID, BMGF, Global Fund, EU) in Bezug auf Beschaffung, Zuschuss und Finanzmanagement Wünschenswerte Erfahrung in internationalen NRO Kenntnisse des globalen Gesundheitssektors

Arbeitsbezogene Fähigkeiten:

Wesentlich

Praktiziert in Vertragsverhandlungen und -management Praktischer Leiter, der ein starker Motivator ist Starke Kenntnisse im Umgang mit MS Excel und Datenanalyse Aktuelle Kenntnisse über bewährte Verfahren unter Verwendung fortschrittlicher Betriebs- und Qualitätstools Erfahrung im Entwerfen, Schreiben und Implementieren von Richtlinien und Verfahren.

Anwendungsmethode

Interessierte und qualifizierte Kandidaten sollten ihren Lebenslauf an folgende Adresse weiterleiten: Verwenden der Position als Betreff per E-Mail.


Bewerbungsschluss: 21. April 2020.

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